Interactuando con Userform

El modelo que aquí se presenta permite crear registros en una base de datos. Además también se podrán modificar o eliminar registros de esa base.

NOTA: en videos 27 y 28 dejo otro modelo más sencillo, separando los temas en Crear registros y Modificar-Eliminar registros.

Como adicional, utilizaremos 4 botones que nos permitirán encontrar el primer registro, el último, los anteriores y los siguientes al registro mostrado en el formulario.

Imaginemos una base con 2 campos principales: Código y Nombre. Pueden ser Proveedores, Clientes, Productos, Alumnos, Empleados, etc.

El código nos servirá para numerarlos de modo consecutivo. Pero la búsqueda se hará por Nombre (o Descripción, Apellidos, u otros textos).

¿Cuáles son los principales procesos que ejecutaremos desde el userform?

1- Al inicio del código del userform declaramos 2 variables que serán utilizas a lo largo de todos los subprocesos:
          Dim hop                  'variable que identifica a la hoja base de Proveedores
            Dim fily As Long     'variable que indica la fila del registro encontrado

2- En el evento Initilize del formulario se procede a :

• Ordenar por la col B (texto) para mostrarlos en el desplegable y también para la búsqueda desde los botones inferiores. Esto porque al crear registros se agregan al final de la base y porque además el usuario puede cambiar el orden si lo necesita.
•  Mostrar la numeración correlativa con la siguiente instrucción, que se repetirá luego de cada registro creado:

            Label7.Caption = Application.WorksheetFunction.Max(hop.Range("A:A")) + 1

3-  Para Buscar un registro se despliega la lista o se comienza a introducir los primeros caracteres para ubicarlo. Se muestran los campos del registro encontrado y se guarda en la variable 'fily' la fila. Se puede optar por Eliminarlo o sobreescribir en ellos para modificarlo.

Al Aceptar se ejecuta el mismo proceso que si fuera un nuevo registro. Si la variable 'fily' está vacía se busca la primer fila libre para agregarla, sino se sobreescribe en la fila del registro encontrado.

4- El primer registro es el de la fila 2 porque la tabla se encuentra ordenada por nombres. Y se mostrarán los campos de este registro:
          fily = 2
          Call paseDatos

5- El último registro es el último de la tabla y se obtiene con esta instrucción:
          fily = hop.Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row

          Call paseDatos

6- El anterior es el de la fila anterior al del registro mostrado actualmente, entonces será:

dato = TextBox4.Text

Set busco = hop.Range("B:B").Find(dato, LookIn:=xlValues, lookat:=xlWhole)

If Not busco Is Nothing Then

    fily = busco.Row - 1

7- El siguiente será el de la fila siguiente al del registro mostrado actualmente:

dato = TextBox4.Text

Set busco = hop.Range("B:B").Find(dato, LookIn:=xlValues, lookat:=xlWhole)

If Not busco Is Nothing Then

    fily = busco.Row + 1

En el caso 6 (anterior) habrá que evaluar si no se está ya en el primer registro... y en el caso 7 (último) se evaluará si se llegó a una fila vacía significando que ya se está mostrando el último y por lo tanto no hay 'siguiente'.

If hop.Range("A" & fily) <> "" Then

      Call paseDatos

Else

      MsgBox "No hay más registros en la base.", , "ATENCIÓN"

      Exit Sub

End If

El resto de la programación del formulario son instrucciones de control, de pase a mayúsculas en algunos campos o de control de números en otros. 

Descargar el ejemplo completo desde aquí.

En el libro de ejemplo se deja además un userform que permite la búsqueda por ID desde los botones inferiores (Primero, Anterior, Siguiente y Último). La hoja siempre se presenta de modo ordenado por la columna B (texto).
Este ejemplo se explica en el siguiente VIDEO N° 6.

Cinta o Ribbon (parte 2)

Siguiendo con el tema de 'cómo crear una cinta de opciones o Ribbon personal' vamos a tomar nota de otras instrucciones que necesitamos agregar en el Editor CustomUI y en el Editor VBA de Excel.

VIDEO N° 4 (1ra parte tema Ribbon)

1- Para agregar aclaraciones a los botones, además del label podemos utilizar uno o los 2 atributos siguientes: screentip y supertip. El resultado se verá como en la imagen.

<button id="Button12" label="Listas del Sistema"  screentip="Actualiza listas del Sistema" supertip="Para modificar y actualizar listas de: unidades y otras listas." imageMso="AccessRelinkLists" size="large" onAction="Boton12"

2- Una lista desplegable sería como un subgrupo. Se pueden declarar los mismos atributos que para los botones. Lo cerramos del mismo modo que hacemos con el grupo. En ese caso el código tendrá la siguiente estructura:

<group id="Group4" label="Gestion de Usuarios">

<menu id="Menu3" label="Usuarios" size="large" image="usuarios" >

                <button id="Button9" label="Registrar Usuario"  onAction="Boton9" />

                <button id="Button10" label="Modificar Usuario"  onAction="Boton10" />

                <button id="Button11" label="Eliminar Usuario"  onAction="Boton11" />

</menu>

</group>

3- Para este tipo de modelo (donde luego haremos mención a cada elemento de la cinta para habilitarlos o no),  en el Editor de Excel escribiremos la siguiente macro donde además declaramos la variables como públicas ya que serán utilizadas en varios subrutinas:

Option Base 1

Public Cinta As IRibbonUI

Public RetVal(16) As Boolean      'cantidad de botones

Sub CargarCinta(CintaDeExcel As IRibbonUI)

    Set Cinta = CintaDeExcel

    frm_Login.Show

End Sub

 Y en el Editor CustomUI desde la primer instrucción indicaremos que al abrir el libro se ejecute esa subrutina:

<customUI xmlns="http://schemas.microsoft.com/office/2009/07/customui" onLoad="Ribbon.CargarCinta">

4- Los botones se numerarán siguiendo el orden de aparición para poder, mediante un bucle, activarlos o no según categoría de usuario. 

En el grupo Gestión de Usuarios agregamos un botón y un desplegable con 3 opciones quedando así la numeración:

<group id="Group4" label="Gestion de Usuarios">

<button id="Button8" label="Cerrar sesion" imageMso="StartTimer" size="large" onAction="Boton8" />

<menu id="Menu3" label="Usuarios" size="large" image="usuarios" >

                <button id="Button9" label="Registrar Usuario"  onAction="Boton9" />

                <button id="Button10" label="Modificar Usuario"  onAction="Boton10" />

                <button id="Button11" label="Eliminar Usuario"  onAction="Boton11" />

</menu>

</group>

NOTA: si relacionamos el número de botón con el nombre de la macro nos ahorraremos dificultades a la hora de realizar algún cambio (como agregar o quitar botones).

5- Las opciones que pueden ser habilitadas o no contarán además con el siguiente atributo: getEnabled (inhabilitar) o getVisible (ocultar)

<button id="Button9" label="Registrar Usuario"  onAction="Boton9" getEnabled = "RetornoDelBoton9" />

Donde le estamos indicando que estará habilitado o no según el valor de la variable  RetornodelBoton.

6- En Excel guardaremos en 2 celdas de una hoja los valores FALSO y VERDADERO (en libro de ejemplo se utilizaron L1:L2 de hoja Login)

7- En el editor de Excel tendremos los siguientes códigos:

• En el userform LOGIN declaramos la matriz con la cantidad de botones que tendrá nuestra cinta en total:

Option Base 1

Private Sub btn_Registrar_Click()

Dim rango As Range

Dim vBoton(16) As Boolean    'cant de botones en la cinta

Application.ScreenUpdating = False

• En la macro del botón INGRESAR se evaluará la categoría del usuario que se está logeando. Por ejemplo, con el siguiente código le habilitamos los botones del 6 al 13 y deshabilitamos los botones del 14 al 16 para el usuario de categoría 'Admin', omitiendo el botón 8 que no sufrirá cambios.

ElseIf Status = "Admin" Then

            For x =6 To 13
                'omitimos el botón 8 que no cambia para ningún usuario
                if x <> 8 Then 

                      vBoton(x) = Sheets("Login").[L2]     ‘aquí se guarda el texto VERDADERO

                      RetVal(x) = vBoton(x)

                      Cinta.InvalidateControl ("Button" & x)
                End If

            Next x

            For x = 14 To 16

                vBoton(x) = Sheets("Login").[L1]     ‘aquí se guarda el texto FALSO

                RetVal(x) = vBoton(x)

                Cinta.InvalidateControl ("Button" & x)

            Next x

• En el módulo donde colocamos las macros de llamada a las opciones de la cinta, también agregaremos las de cada botón de Retorno (ajustar el número)

Sub RetornoDelBoton9(control As IRibbonControl, ByRef ValorDevuelto)

    ValorDevuelto = RetVal(9)
End Sub

8- Podemos hacer una combinación de atributos o modo en que se muestren los botones, ocultando algunos e inhabilitando otros.
Por ejemplo en la segunda imagen, para un usuario ocultamos los 2 últimos controles del grupo de Guardado con getVisible (número 6 y 7 de control). El 8 queda sin cambios y el resto solo se inhabilitó (getEnabled).

Así se verá para un usuario con todos los permisos:

Y así se verá para un usuario con restricciones:

VIDEO N° 5

Descargar archivo Excel con el ejemplo desde aquí.

Cinta personalizada (Ribbon)

Un trabajo profesional requiere también de una imagen más profesional que una simple hoja de Excel. Y una de las opciones es crear nuestra propia cinta de opciones o Ribbon, personalizandola con grupos y botones más acorde al contenido de nuestra aplicación.

Aquí veremos varias alternativas:

Modelo 1- Agregar un menú personalizado dentro de los de Excel. De modo predeterminado se aloja al final de las fichas de Excel salvo que le indiquemos otra ubicación como en este ejemplo donde la alojé al inicio.

Modelo 2- Crear una cinta personalizada omitiendo las fichas de Excel. En este modelo ya podemos observar  una serie de fichas, algunas con botones y otras con listas desplegables.

Modelo 3- Uso de un menú personalizado donde se inhablitan opciones o grupos según el usuario que esté trabajando en la aplicación.

Modelo 4- Uso de un menú personalizado ocultando grupos completos según el usuario que esté trabajando en la aplicación.

Para crear nuestra propia cinta necesitaremos de:

a- un editor que nos permita escribir el código necesario. Utilizaremos el llamado OfficeCustomUIEditor que se podrá descargar de modo gratuito desde la Web (hay varios sitios para descargarla, sino pueden hacerlo desde aquí )

b- La galería de imágenes de Office (OfficeIconsGallery - opcional.*)

c- Una carpeta con iconos a gusto para insertar en la cinta (opcional. *)

* La galería de imágenes de Office contiene gran cantidad de iconos que los podemos utilizar sin necesidad de contar con una carpeta personal de imágenes. Se asumen ya incluídas en la aplicación Excel. Desde aquí pueden descargar un pequeño Excel que las contiene. Allí mismo dejo las instrucciones de cómo elegir las que irán en la cinta a crear.

Para otros botones algo más personales habrá que buscar iconos en formato PNG. Recomiendo ubicarlos en una misma subcarpeta para tener un fácil acceso a la hora de insertarlos. 

Los nombres de los archivos PNG deben ser cortos y sin espacios. Si fuese necesario tendrán que renombrarlos antes de utilizarlos en el editor CustomUI.

En el siguiente video se muestra el paso a paso para crear la cinta según los distintos modelos presentados al inicio de esta nota.

VIDEO 1

A continuación  un resumen de los principales detalles a tener en cuenta:

1- Una vez descargado el editor CustomUI se procederá a instalarlo. Es liviano y no ofrece ninguna dificultad. Al ejecutarlo se verá una ventana sencilla con pocas herramientas:

2- Abrimos el libro donde vayamos a agregar nuestra cinta personalizada. Una vez abierto insertaremos el Office2010 Custom para versiones 2010 y posteriores. De lo contrario insertaremos el Office 2007 Custom. 

3- Desde el mismo menú Insert, opción Sample XML, vamos a elegir Custom Tab lo que nos dará como resultado un código bien simple que será el punto de partida para crear nuestra cinta.

4- A esta altura ya debemos tener diseñada la aplicación en cuanto a tareas a realizar: Cómo se van a agrupar los controles, los textos que se van a mostrar en cada grupo, si las opciones se van a presentar de modo lineal o como lista desplegable y qué imágenes se asociarán a cada botón u opción.

RECIÉN ENTONCES SE COMENZARÁ A PROGRAMAR LA CINTA EN EL EDITOR CUSTOM UI.

Este punto es importante, porque los controles se numeran según el orden en que se presentan. Agregar a continuación alguna opción que hemos olvidado hará que tengamos que hacer un cambio en los nombres de los botones y eventualmente de las macros asociadas..

5- Si vamos a utilizar iconos de la galería de Office, abriremos el Excel con la galería y al final del menú Desarrollador (o Programador) encontraremos varias galerías. Tomaremos nota del nombre de las imagenes elegidas.

El código se puede redactar en un txt y luego copiarlo en el Custom o desarrollarlo directamente aquí en el Editor. 

Si observamos el modelo básico, prestaremos atención a las siguientes instrucciones:

• Si la instrucción startFromScratch está en false el menú que vayamos a crear se mostrará como uno más junto con los que presenta la cinta de Excel (modelo 1). 

       





Para ubicarlo al inicio del resto de las pestañas, agregaremos la instrucción insertBeforeMso e indicando el nombre de la pestaña, en este caso antes de Inicio.

          <tab id="DbMacros" insertBeforeMso="TabHome" label="Mi Aplicación">

          Si dejamos la instrucción startFromScratch en True será el único menú presente (modelo 2)

• A continuación agregaremos los grupos y sus botones siguiendo este esquema:    

• Cada grupo que se abre con <group debe ser cerrado con </group> 
• Cada botón que se abre con  <button id= debe ser cerrado con   />
• Las imágenes de la Galería de Office se insertan como imageMso= , en cambio las que insertemos como Png serán con image=
• Al finalizar con todos los grupos se cerrarán las instrucciones iniciales siguiendo este orden:

                     </tab >

                   </tabs >

                 </ribbon >

               </customUI >

6 - Necesitamos insertar también las imágenes personales, es decir aquellas que hemos agregado con la instrucción image=

Si las tenemos en una misma carpeta podremos seleccionarlas todas juntas para insertarlas en un solo movimiento.

Podemos verificar si están todas abriendo el desplegable. Con clic derecho sobre algún nombre nos permitirá removerlo.

7 - Al finalizar probaremos si todo se encuentra bien estructurado y redactado ejecutando el botón que se observa en imagen siguiente. 

Si recibimos esta respuesta es que nuestro programa está correctamente desarrollado, sino se nos indicará en qué línea se presentó algún error.

8 - Por otra parte, desde el Editor VBA de nuestro libro procederemos a revisar las macros de cada botón para verificar que los nombres sean los correctos en las instrucciones onAction.

Recordemos que las subrutinas deben llevar el texto: control As IRibbonControl

Por ejemplo:      Sub MacroInicio(control As IRibbonControl)
                            Sheets("Menu").Select
                            End Sub

9- Una vez todo correcto procederemos a Guardar.... o Cerrar y nos dará la opción de guardar.

Probaremos nuestro Excel . Si necesita algún cambio volveremos al Custom. Recordar que recién podremos guardar los cambios en este editor una vez que hayamos cerrado nuestro Excel. 

VIDEO  N° 4.

Descargar el archivo con ejemplos de las 2 entradas del tema Ribbon desde aquí.