Y para ello tenemos varias opciones:
1- Bloquear acceso a rangos más allá de los datos. Generalmente son rangos donde realizamos cálculos o guardamos las listas que utilizaremos en la aplicación.
En una tabla como en la de la imagen solo se accede al rango A:G con el siguiente código:
Sub ocultando()
'atajo de teclado CTRL O
Sheets("Ventas").ScrollArea = "A:G"
End Sub
Para desbloquear los rangos tendremos otra macro dejando el ScrollArea vacío.
Sub mostrando()
'atajo de teclado CTRL M
Sheets("Ventas").ScrollArea = ""
End Sub
Del mismo modo que procedemos con las columnas podemos hacerlo con filas. Por ejemplo, permitiendo solo el acceso hasta la fila 20.
Sheets("Ventas").ScrollArea = "A1:G20"
2- Ocultar rangos más allá de los datos: este método también nos permite tener un área para cálculos auxiliares y no visibles para terceros.
Con la misma macro se ocultan las columnas desde la H hasta el final y se vuelven a mostrar (en caso de estar ocultas). Lo mismo se puede aplicar a filas.
Sub ocultaDesdeH()
'atajo de teclado CTRL H
If Columns("H:XFD").Hidden = True Then
Columns("H:XFD").Hidden = False
Else
Columns("H:XFD").Hidden = True
End If
End Sub
3- Utilizar esquemas: si contamos con una tabla donde algunas columnas contienen datos necesarios pero no relevantes, podemos agrupar esas columnas en un esquema:
Para este ejemplo hemos seleccionado los títulos de las columnas C:G y desde menú Datos, Agrupar optamos por Columnas.
De este modo fácilmente mostramos y ocultamos aquellas columnas cuya información no es necesaria tenerla siempre a la vista.
Para quitar el esquema iremos nuevamente al menú Datos, Desagrupar, Borrar Esquema.
NOTA: a la hora de programar el uso de una tabla con esquemas, debemos tener presente estos detalles:
a - Si por ejemplo estando en la celda B3 utilizamos la instrucción ActiveCell.Offset(0,1) nos mostrará la Dirección del cliente.
Pero si tenemos las columnas ocultas, con la misma instrucción seguiremos obteniendo información de la columna C y no las Ventas que se encuentran en col H.
En estos casos, en lugar de ir contando cuántas columnas colocar en el argumento del Offset, para asegurarnos de tomar la columna correcta será mejor utilizar la expresión:
Range("H" & ActiveCell.Row)
b - Si protegemos la hoja del modo habitual desde menú Revisar, Proteger hoja e intentamos utilizar el esquema para ocultar/mostrar columnas, un mensaje nos indicará que no es posible utilizar esta herramienta en una hoja protegida.
Para resolver esta situación tendremos que proteger la hoja mediante código, agregando otros argumentos a los habituales.
Sub protegiendo()
'atajo: CTRL p
ActiveSheet.Protect DrawingObjects:=True, Contents:=True, _
Scenarios:=True, AllowFormattingColumns:=True, AllowFiltering:=True, _
UserInterfaceOnly:=True
ActiveSheet.EnableOutlining = True
End Sub
4- Inmovilizar Paneles: este es otro método que nos permite ocultar columnas o filas a medida que avanzamos por la hoja, dejando siempre visibles aquellas filas superiores o columnas a izquierda como títulos o encabezados.
Si por ejemplo tenemos una hoja con información diaria, en algún momento tendremos que ocultar los primeros días para observar los últimos días del mes.
Podemos inmovilizar solamente la columna de conceptos (seleccionando la col D) o inmovilizar solamente los títulos superiores (seleccionando la fila 10).
Pero si deseamos mantener inmovilizados tanto los encabezados superiores como las primeras columnas de conceptos, tendremos que seleccionar una celda (D10), es decir la intersección entre filas superiores y columna de conceptos a la izquierda. Lo que hará que al movernos por la hoja podremos ver los encabezados de este modo. (observar los rangos de letras de columnas y números de fila que van quedando ocultos a medida que nos movemos por la hoja).
Ver VIDEO N° 10.
