85 - Agrupar registros en Tabla Dinámica para totalizar por criterios

 Podemos tener una hoja de datos donde los conceptos no están separados por ningún criterio en común, como por ejemplo en estos ejemplos de Productos y Clientes. 
Aquí por error encontramos un mismo producto escrito de manera diferente (con y sin acento) o con nombres similares. Lo mismo pasa en Clientes, donde se puede encontrar un mismo cliente con nombre diferente.

Cuando diseñamos una Tabla dinámica para acumular ventas u otros registros por cada producto o cliente nos encontraremos que la tabla nos dará totales por cada elemento de la hoja Base, siendo 2 clientes diferentes en el caso de Zanella.

Si no podemos cambiar la hoja Base, tendremos que trabajar en la Tabla dinámica agrupando los totales que consideremos que corresponden al mismo concepto .

En el siguiente ejemplo la hoja Base está bien registrada, sin registros repetidos, pero si intentamos totalizar por criterios (Abrazaderas, Capacitores, etc.) nos encontramos que no tenemos ninguna columna que nos identifique ese criterio.

Entonces aquí también haremos uso de la opción AGRUPAR de la Tabla Dinámica. Una vez diseñada la Tabla, ejecutaremos los siguientes pasos:

1 - Seleccionamos, manteniendo la tecla CTRL presionada, todos los campos que vamos a agrupar, por ejemplo de Abrazaderas.

Desde el menú 'Analizar tabla dinámica', Grupo, optamos por Crear grupo de selección.

2 - Se nos colocará una nueva categoría (Grupo1). Desde la barra de fórmulas vamos a reemplazar este nombre por 'Abrazaderas'.

3 - Y este paso lo repetiremos para todos los conceptos que correspondan a un mismo criterio. Aquí hice lo mismo para Acc.Curva y Arco Sierra. 

  

4 - Para que el resto de la tabla no muestre los campos separados entre título o criterio y su registro, vamos a 'contraer' toda la tabla. Seleccionamos desde el primer grupo (Abrazaderas)  hasta el último campo de la tabla. Clic derecho, opción Expandir o contraer, Contraer todo el campo. 

 

5 - A continuación, desde el signo + de cada grupo desplegaremos los detalles de este modo:

 

6- Luego se podrá dar algún formato especial a cada grupo o elemento de la tabla del modo habitual.
Para 'contraer' algún grupo presionar el botón -. Para 'expandir o contraer' toda la tabla, seleccionar la columna de items y con clic derecho opción Expandir o Contraer, todo el campo.

Ver video Nº 85 desde aquí.