Crear registros en hoja BASE con Userform

Son muchas las ocasiones en que necesitamos crear registros e ir acumulándolos en una hoja tipo BASE, de modo lineal. Es decir 1 registro por fila con cantidad de columnas según los campos utilizados.

En esta entrada vamos a ver cómo se realiza un formulario de REGISTRO. En entradas posteriores hablaremos de las opciones de Modificar y Eliminar registros de esa base.

El siguiente modelo, que servirá para cualquier tipo de actividad (Clientes, Proveedores, Alumnos, Pacientes, etc) tendrá campos del tipo:
- Label: que permiten mostrar información que luego será guardada en una columna. En ese caso se trata de un código o número de Identificación del registro.
- Textbox: son los campos para introducir valores o textos.
- ComboBox: un desplegable para seleccionar algún elemento de una lista.
- CommandButton: los botones de acción: Aceptar, Cancelar y Salir.

A partir de este modelo podremos agregar más controles y más columnas en la hoja que actualmente presenta este orden:

Por ejemplo, podríamos agregar un control Label para la fecha del día y más controles TextBox y ComboBox para ingreso o selección de datos.

Al pie encontrarán el enlace para descargar el formulario con su programación completa.

¿Qué vamos a tener en cuenta al momento de programar un formulario de REGISTRO? 

1- Los LABEL los utilizamos para mostrar información que luego puede ser guardada en el registro o no. Será el campo de la numeración automática de registro. Es decir un control que no será modificado por el usuario.
          Label7.Caption = Application.WorksheetFunction.Max(hop.Range("A:A")) + 1

2- Los TEXTBOX pueden ser controlados al momento del ingreso. Por ejemplo un control de valores numéricos:
         Private Sub TextBox7_KeyPress(ByVal KeyAscii As MSForms.ReturnInteger)
          If KeyAscii < 48 Or KeyAscii > 57 Then
             KeyAscii = 0
             MsgBox "Error en el dato. Solo se aceptan valores numéricos."
          End If
         End Sub

También pueden ser convertidos como el campo nombre pasándolo a mayúsculas a medida que se registra en él:
         Private Sub TextBox4_Change()
         TextBox4 = UCase(TextBox4)
         End Sub

3- Al inicio del módulo Userform se declara una variable para guardar el nombre de la hoja BASE.
         Dim hob

Y desde el evento INITIALIZE del formulario se guarda en esa variable el nombre de la hoja de base. Esto servirá para mover la información a la hoja sin necesidad de activarla o seleccionarla previamente.
También en este evento de inicio se guarda en el Label el número del registro a crear.
         Private Sub UserForm_Initialize()
         Set hop = Sheets("PROVEEDORES")
         'otras instrucciones
         Label7.Caption = Application.WorksheetFunction.Max(hop.Range("A:A")) + 1
         End Sub

4- Al ACEPTAR se debe verificar que haya un dato clave, que en este caso es el nombre. Incluir en este control previo todos los campos que sean de caracter obligatorio. Y siempre es recomendable enviar un mensaje de confirmación.

         Private Sub Aceptar_Click()

         If TextBox4 = "" Then

              MsgBox "Falta el nombre del Proveedor.", , "Faltan Datos"

              TextBox4.SetFocus

              Exit Sub

         End If

         sino = MsgBox("¿Deseas guardar estos datos?", vbQuestion + vbYesNo, "Confirmar")

         If sino <> vbYes Then Exit Sub

5- Al realizar el pase a la hoja se tendrá en cuenta el tipo de dato. Los controles utilizados son del tipo 'texto' por lo tanto tendremos que convertirlos con las siguientes funciones:

   - VAL para guardar valores numéricos enteros.

   - CDBL  para guardar valores numéricos con decimales. Evaluar si el control se encuentra vacío.

'se pasa el registro. se busca la fila libre

fily = hop.Range("A" & Rows.Count).End(xlUp).Row + 1

hop.Range("A" & fily) = Label7.Caption

hop.Range("B" & fily) = TextBox4

hop.Range("C" & fily) = TextBox6

hop.Range("D" & fily) = ComboBox1.Text

hop.Range("E" & fily) = Val(TextBox7)

If TextBox11 <> "" Then hop.Range("F" & fily) = CDbl(TextBox11)

hop.Range("G" & fily) = TextBox9

hop.Range("H" & fily) = TextBox10

Como la columna de SALDO ya presenta un formato 'Moneda' con decimales y de color rojo para los negativos, que fue asignado desde la misma hoja para la columna completa no será necesario asignarle formato a la hora de guardar los campos.

6- Al finalizar el pase se limpiará el formulario para permitir un nuevo registro. Para esto se llamará a la misma macro que la del botón CANCELAR:

Call Cancelar_Click

End Sub

7- La macro para CANCELAR limpia los controles y actualiza nuevamente el número para el ID correlativo.

         Private Sub Cancelar_Click()
         'se limpian los textbox
         For Each ct In Me.Controls
             If TypeName(ct) = "TextBox" Then ct.Value = ""
         Next ct
         'se limpia el combobox
         ComboBox1.ListIndex = -1
         'se incrementa el ID del prov.
         Label7.Caption = Application.WorksheetFunction.Max(hop.Range("A:A")) + 1
         TextBox4.SetFocus
         End Sub

8- El botón SALIR cierra el Userform. Recordar que si se desprotegió (y quizás se mostró hoja oculta) habrá que volverla a proteger y ocultar. Esto se instruye en el evento de cierre:
         Private Sub UserForm_QueryClose(Cancel As Integer, CloseMode As Integer)
         hop.Protect
         End Sub

Descargar el ejemplo con su código desde aquí

Ver VIDEO N° 27.